Implementace ERP systému je důležitým rozhodnutím, které by vaše firma rozhodně neměla brát na lehkou váhu. Dobrá zpráva je, že s ohledem na přínosy ERP systému máte jistotu, že investice do řešení se brzy vrátí. Jak ale poznáte, že nastal ten správný čas?
Když administrativa přeroste přes hlavu
Překážka: Provoz firmy se neobejde bez velkého množství rutinní administrativy, od zadávání úkolů přes účetnictví až po skladovou evidenci. V menších podnicích lze něco takového zvládnout s tužkou a papírem či tabulkou v MS Excel, ale co když toto řešení přestane stačit? Stačí jen, aby se firma nečekaně rozrostla, a náhle se ocitnete v situaci, kdy se zaměstnanci ztrácí v záplavě šanonů a formulářů. Zajistit to, aby po firmě nekolovaly zastaralé, duplicitní či nesprávné informace, se stává nadlidským úkolem.
Řešení: Zde vám ERP systém pomůže nejen digitalizací všech dokumentů, ale také automatizací řady rutinních procesů. Celou svou práci tak můžete přesunout do virtuálního prostoru, kde se systém postará o to, aby všichni pracovali se stejnými a aktuálními daty.
Když vytváření dokladů trvá příliš dlouho
Překážka: Příjemky, výdejky, objednávky, fakturace nebo třeba i potvrzení o zdanitelných příjmech pro zaměstnance. To všechno musí vaši lidé ručně vyplňovat, tisknout, předávat a archivovat, zatímco vedení firmy si procvičí zápěstí při podepisování stohů smluv a dokumentů. Pak stačí prosté nedorozumění, někdo dokument nepotvrdí, někdo špatně sečte čísla a průšvih u zákazníka nebo úřadů je na světě.
Řešení: Zaměstnance ERP systém potěší automatickým vyplňováním údajů, skladníkům ušetří práci čtečky čárových kódů odesílající data přímo do systému a například účetním přijde vhod automatické generování faktur a účetních dokumentů. To všechno vaši firmu prakticky zbaví manuálního zadávání dat.
Když jsou zaměstnanci závislí na pobytu v kanceláři
Překážka: Obchodníci představující produkty u zákazníka nebo servisní technici pracující v terénu. To jsou jen dva z řady příkladů profesí, které musí mít po ruce důležité informace i mimo sídlo společnosti. Mnoho techniků i obchodníků tak vyráží do terénu s brašnou plnou formulářů a dokumentů a když přeci jen něco neví, nemají jinou možnost než vše složitě řešit s centrálou přes telefon. Technici v terénu nemají jinou možnost než účtenky za servisní výkony psát tužkou doslova na koleni. Pro řadové zaměstnance je pak pohodlná práce na home office hotové science-fiction.
Řešení: Při práci mimo kancelář využijete přístup k ERP systému i na dálku. Stačí jen webový prohlížeč, vhodné zařízení a veškerá data uložená v systému máte po ruce kdekoliv v dosahu internetového připojení. Umožníte tak efektivně pracovat nejen pracovníkům v terénu, tak i zaměstnancům na home office.
Když spolu systémy nekomunikují
Překážka: Pořízení účetního nebo skladového systému vám může ušetřit mnoho práce i nervů. Dříve či později ale narazíte na problémy způsobené tím, že jednotlivá řešení jsou od sebe oddělená a nemohou si předávat data. V konečném důsledku se tak nevyhnete ručnímu přepisování objednávek, položek a dalších informací z jednoho systému do druhému. Tato praxe je nejen časově náročná, ale také vytváří prostor pro chyby způsobené lidským faktorem. Stačí pár překlepů a objednávka může odejít k zákazníkovi nekompletní.
Řešení: ERP systém vám umožní sjednocení všech firemních agend a systémů do jednoho centralizovaného řešení. Účetní program, skladový systém, evidence vozidel, řízení výroby, CRM systém… to všechno naleznete v jednom rozhraní. Vše navíc využívá identická data z centrální databáze a vždy tak máte jistotu, že všechna oddělení pracují se stejnými informacemi.
Když je řízení e-shopu noční můra.
Překážka: I ten graficky nejvychytanější e-shop je k ničemu, když jej nedokážete podpořit výkonnou administrativou. Když ale ta závisí na papíru a tužce, neobejdete se bez velké nálože ručního vyplňování. Zaměstnanci náhle nemusí jen zadávat produkty na e-shop, ale rovněž také musí hlídat jejich dostupnost, manuálně měnit ceny, přepisovat objednávky do skladového systému a ručně zadávat nové položky.
Řešení: I zde vám sjednocení agend do jednoho rozhraní ušetří mnoho času i práce. Elektronický obchod se zde stane další částí celého řešení, která do databáze automaticky odesílá objednávky a informace o zákaznících. Opačným směrem putují aktuální údaje o skladových položkách, jejich cenách a dostupnosti.
Když nevíte, co se ve vaší firmě děje
Překážka: Z hromad papírů a nekompletních reportů ani ten nejtalentovanější šéf nemá šanci poznat, jak na tom jeho firma vlastně je. Kdo v takové situaci dohlédne na plnění plánů, lidské zdroje, stav jednotlivých úkolů či to, jak si jednotlivá oddělení vedou? Nejde přitom pouze o informace z přítomnosti – bez relevantních a aktuálních dat není možné ani plánovat budoucnost, ať už krátkodobou či dlouhodobou.
Řešení: Centralizace dat v neposlední řadě usnadní práci managementu i vedení. S daty pod jednou střechou mohou manažeři snadno sledovat workflow, stav úkolů i výkonnost jednotlivých oddělení, zatímco vedení si snadno vygeneruje aktuální a úplné reporty pro důležitá rozhodnutí o budoucnosti společnosti.
Máte chuť číst dál? Přečtěte si článek o přínosech ERP systému Byznys.
