Představte si software, který dokáže obsáhnout všechny aspekty rutinní činnosti vaší firmy. Na jednom místě v něm najdete účetní systém, CRM systém, řízení výroby, skladový systém či projektové řízení. Kdykoliv v něm vidíte data pro řízení společnosti, spolehlivé rozhodování i plánování další budoucnosti. Přesně takový program získáte s vhodným ERP systémem.
Co je to ERP systém
Zkratka skrývá spojení Enterprise Resource Planning, neboli „Plánování podnikových zdrojů“. Jedná se o systém navržený pro zrychlení, zefektivnění a automatizaci kompletní podnikové agendy, od účetnictví přes řízení výroby, projektové řízení či sklad až po CRM systém nebo práci s dokumentací. Systém data ukládá do bezpečné centrální databáze, kterou následně využívají všechny moduly a části řešení. To vám dává jistotu, že všechny součásti systému i všichni uživatelé pracují se stejnými údaji. Získáte tím spolehlivá a aktuální data pro řízení firmy, rozhodování i plánování.
Celá řada systémů v jednom balení
Ať už se váš podnik zabývá čímkoliv, jeho každodenní činnost zajisté zahrnuje širokou škálu nejrůznějších agend vyžadujících odlišné nástroje. Účetní oddělení potřebuje specializovaný účetní program, obchodníci vyžadují výkonné CRM řešení, skladníci se neobejdou bez skladového systému, a takto by se dalo pokračovat. Pro každou jmenovanou oblast lze na trhu nalézt bohatou nabídku nejrůznějších softwarů, které samy o sobě zaměstnancům dokážou v mnohém pomoci.
Zde ale dříve či později narazíte na překážku v podobě nutnosti udržovat větší počet systémů, které spolu navzájem nekomunikují a nedokáží mezi sebou sdílet data. V této situaci můžete vynaložit velké peníze na nejrůznější softwarová spojení mezi jednotlivými programy, případně se spokojit s nutností ručního přenášení dat. Rovněž vzniká i velký prostor pro chyby způsobené lidským faktorem – stačí se jen uklepnout v přepisování údajů do faktur a nepříjemná chyba je na světě.
ERP systém vás výše uvedených překážek zbaví velmi jednoduše, neboť všechny jmenované systémy slučuje do jednoho přehledného rozhraní. Ekonomický systém, řízení výroby, CRM, řízení lidských zdrojů… to vše máte v ERP řešení dostupné na několik kliknutí a za využití jedné centrální databáze informací. Vaši zaměstnanci tak ušetří hodiny úmorné práce, zatímco firemní procesy se mnohonásobně zrychlí a zbaví se chyb. Centralizace všech agend do jednoho řešení výrazně usnadní každodenní chod firmy, její produktivitu, ale také například zaškolování nových zaměstnanců.
Automatizace a digitalizace aneb nechce systém pracovat za vás
Schválně se porozhlédněte po svém podniku a všímejte si, kolik činností vaši pracovníci stále ještě provádějí ručně. Nejčastěji se jedná například o tisknutí, vypisování a skenování faktur, ruční zadávání dat či nutnost párování příchozích plateb s příslušnými doklady. Všechny tyto aktivity mají jedno společné – nutí vaše zaměstnance věnovat se monotónním manuálním činnostem a zároveň citelně zpomalují činnost celé firmy. Řekněte si sami, jak dlouho ve vaší firmě trvá vyřídit objednávku nebo zadat novou zakázku výrobě?
S tím souvisí i závislost na papírových dokumentech, se kterou se lze i ve 21. století setkat v řadě podniků. Ať už se jedná o faktury, objednávky, výdejky či třebas jen o prohlášení poplatníka daně, mnoho firem dodnes nedá dopustit na papírovou podobu. Papíry je ale třeba tisknout, vypisovat, podepisovat, skenovat a následně i patřičně archivovat – a zejména při velkém objemu agend se brzy začnete ztrácet v naditých šanonech a stozích dokumentů. Zpětné vyhledání informací se následně stává velmi obtížným úkolem.
A zde do hry vstupují další dva velké přínosy ERP systému – digitalizace a automatizace. Podnikový systém totiž nejenom sloučí všechny agendy do jednoho řešení, ale zároveň velkou část z nich dokáže provádět zcela samostatně. Můžete tak zapomenout například na ruční vypisování faktur nebo objednávek – systém si všechny potřebné údaje sám načte z databáze a vám pak již stačí jen dokument elektronicky odeslat. Společně se samotnou prací při vypisování tak naráz odpadne i nutnost daný doklad tisknout, skenovat a archivovat. V elektronické podobě pak mají soubory ještě jednu velkou výhodu – nemůže se vám stát, že je ztratíte nebo omylem vyhodíte.
Sledujte další díly
Automatizace, digitalizace a sloučení všech agend na jedno místo jsou jen některé z řady výhod, které ERP systémy nabízejí. Pokud vás jejich přínosy zajímají, sledujte i další díly seriálu na blogu Byznysu. Hned v následujícím díle prozkoumáme dostupnost dat a variabilitu – další dvě klíčové výhody podnikových systémů.
Doporučujeme také přečíst si článek o konkrétních přínosech ERP systému Byznys či o jeho pečovatelské přístupu jakožte největší přidané hodnotě.
