Jedním ze současných fenoménů světa byznysu je automatizace procesů, kdy firmy přenechávají repetitivní manuální úkony softwaru a šetří tak nemalé množství času i peněz. V tomto kontextu se v poslední době do popředí dostala zejména robotická automatizace procesů (RPA), okolo které se (i kvůli jejímu názvu) vznáší i jisté pochyby a mýty. Na následujících řádcích si RPA nejen definujeme, ale také uvedeme její konkrétní přínosy a rozptýlíme některé z nejasností.
Ujasněme si pojmy – co je to RPA?
Pod těmito třemi písmeny se skrývá anglické spojení Robotic Process Automation, neboli robotická automatizace procesů. Zkratka RPA označuje technologie navržené pro automatizaci opakujících se a/nebo rutinních úkonů, jako jsou například zpracování objednávek, odesílání notifikací zákazníkům, import a zpracování faktur nebo schvalování a distribuce důležitých dokumentů. V řadě firem musí uvedené úkony provádět ručně zaměstnanci, kteří tak stráví podstatnou část své pracovní doby na úkor důležitějších činností.
RPA tuto výzvu řeší softwarem napodobujícím lidskou interakci s počítačem, díky čemuž lze dané operace provádět výrazně rychleji a efektivněji. V praxi takový software využívá posloupnost příkazů prováděných dle definované sady pravidel; jako příklad můžeme použít třeba pravidlo, že jakmile skladník označí objednávku jako vyexpedovanou, systém odešle příjemci objednávky notifikaci o změně jejího stavu.
Mýty a fakta, aneb co RPA naopak není?
Ono magické slovo „robotická“ svádí mnoho lidí k nepřesnému, přehnanému nebo jinak zkreslenému pohledu na RPA. Mnoho firem i jejich zaměstnanců se robotické automatizace buď obává, či naopak do ní kladou přílišné naděje a považují ji za zázračný všelék. Nejčastěji se pak lze setkat s následujícími mýty:
Mýtus 1: RPA využívá fyzické stroje
Pokud firma plánuje zavedení RPA, rozhodně nemusí hledat prostory pro robotická ramena nebo snad dokonce androidy jako ze stránek sci-fi románů. Ve skutečnosti je RPA „pouze“ počítačovým programem či funkčností.
Mýtus 2: RPA nahrazuje lidskou práci
Častou obavou zájemců o RPA je, že po jeho zavedení se někteří zaměstnanci stanou nadbytečnými. Opak je pravdou – ani RPA se neobejde bez správného nastavení pravidel automatizace, ke kterému je stále třeba lidské ruky. Přenechání rutinních úkonů počítači pak zaměstnance nenahradí, nýbrž jim výrazně ulehčí práci a umožní jim věnovat se produktivnějším aktivitám.
Mýtus 3: RPA je nezávislé a bezchybné
Z předchozího bodu vyplývá i fakt, že software pro robotickou automatizaci vyžaduje dostatečnou podporu ze strany IT oddělení, a především správné nastavení pravidel automatizace. To se pak neobejde bez analýzy podnikových procesů, po které je třeba určit procesy určené k zautomatizování. V důsledku je tak chybovost a užitečnost RPA přímo závislá na kvalitě a relevanci vstupního nastavení.
Největší přínosy RPA
- Úspora času i nákladů: Zrychlením a zefektivněním procesů výrazně klesnou časové i finanční nároky na běžnou administrativu. Ušetřené peníze pak lze investovat do dalšího růstu podniku.
- Zvýšení produktivity: jelikož se zaměstnanci již nemusí věnovat rutinním úkonům, mohou se plně soustředit na důležitější pracovní úkony. V kombinaci s automatizací procesů tak vaši lidé odvedou výrazně více práce za stejný (či dokonce kratší) časový úsek.
- Odstranění chybovosti: ruční zpracovávání dat a dokumentů je vždy provázeno rizikem chyb způsobených lidským faktorem, od tvoření duplicit přes překlepy až po vyskladnění chybného zboží. Software pro RPA oproti tomu redukuje chybovost téměř na nulu.
- Vyšší flexibilita: díky škálovatelnosti RPA řešení se systém snadno přizpůsobí jakékoliv zátěži a doslova tak dokáže růst s vaší firmou. Při rozšiřování kapacit tak již není třeba nabírat další zaměstnance nebo zatěžovat ty stávající větším objemem administrativy.
- Zvětšení kapacity podniku: zejména podniky působící v sektoru služeb ocení možnost věnovat více času zákazníkům místo administrativě. Automatizace rovněž zrychlí vyřizování zákaznických požadavků a umožní i zavedení některých nových služeb, jako například zasílání e-mailů při změně stavu objednávky.
Jaké procesy mohu svěřit RPA?
Jak již bylo řečeno výše, robotická automatizace procesů není všemocná a nelze jí přenechat všechny firemní procesy. V některých oblastech je lidská odbornost stále ještě nenahraditelná; patří sem například služby zákazníkům, dohled nad dodržováním legislativy, poradenství apod.
Pak je tu ale velká množina aktivit, které jsou pro automatizaci skrze RPA nanejvýš vhodné. Takové procesy obvykle splňují jednu či více z následujících podmínek:
- řídí se konkrétním souborem pravidel a/nebo se opakují,
- v případě jejich ručního zpracování by hrozila velká chybovost,
- je u nich žádoucí co možná nejrychlejší odbavení.
Jaký je vztah RPA a ERP systémů?
Na základě výše uvedeného jistě pozorného čtenáře napadne otázka, zda se poslání RPA nepřekrývá s podnikovými informačními systémy. Ve skutečnosti platí, že RPA je pevnou součástí ERP systémů. Pokud si proto pořídíte moderní podnikové řešení, s největší pravděpodobností v něm naleznete i funkčnosti pro automatizaci procesů.
Díky tomu není třeba pořizovat ERP systém a RPA řešení jako oddělené platformy. Integrace RPA do podnikového systému pak navíc daný podnik zbaví nutnosti přenášet data mezi samostatnými programy a dá jim jistotu, že RPA využívá stejné informace jako zbytek ERP systému.
ERP systém Byznys – nejsnazší cesta k RPA
Jak již bylo řečeno výše, RPA je pevnou součástí podnikových informačních systémů, a pro jeho získání tak stačí implementovat vhodné ERP řešení. Ideálním řešením je pro vás ERP systém Byznys, jenž vám kromě robotické automatizace procesů nabídne i širokou škálu dalších funkcí a nástrojů. Ty pokrývají prakticky veškeré oblasti každodenní činnosti firem a umožní vám tak řídit celý váš podnik s pomocí jediného systému.
S Byznysem ale získáte daleko více než jen robotickou automatizaci procesů. Především dostanete k dispozici náš tým odborníků, jenž je kdykoliv připraven pomoci vám s vašimi potřebami. Za více než 30 let činnosti na trhu máme za sebou tisíce úspěšných projektů napříč obory, a získané know-how naplno využíváme pro podporu růstu našich klientů.
Důkaz z praxe
Důkazem toho, jak automatizace s pomocí Byznysu firmám pomáhá v praxi, je například česká strojírenská společnost ALFA výroba jednoúčelových strojů. Ta Byznys používá od roku 2013 a o pět let později jsme podniku pomohli vytvořit komplexní ucelený systém, jenž z velké části automatizoval sledování a řízení lidské práce ve výrobě a logistice. Systém automaticky sbírá důležitá data a skrze napojení systémů třetích stran řídí mechanizované pohyby ve výrobní hale i skladu. Vznikl tak jeden pomyslný mozek, který řídí celou firmu.
Ozvěte se nám
Chcete i vy svěřit firemní procesy ERP systému a získat tak více času na produktivnější činnosti? Napište nám přes níže dostupný kontaktní formulář a my s vámi rádi probereme vaše potřeby a očekávání.
