Implementace ERP systému je běh na dlouhou trať a existuje řada firem, která v některé z jeho mnoha fází selže. V našem seriálu článků vám nabídneme rady zkušených konzultantů, díky kterým váš podnik celým procesem implementace projde bez zádrhele.
Firmy pořizují podnikové systémy ve snaze nejenom podpořit své podnikání, ale také naskočit na aktuální trendy a udržet krok s konkurencí. Mnoho společností ale celý proces implementace nemístně podceňují a výsledné řešení pak více práce přidělává, než šetří. Statistika hovoří za vše – pouze 10 % firem zvládne implementaci ERP systému úspěšně.
Zde se proto nabízí otázka – kde leží tajemství úspěchu a jak zajistit, aby vaše firma byla mezi zmíněnými deseti procenty? Základem je do cesty za ERP systémem dobře vykročit, neboť o (ne)úspěchu se rozhoduje již během prvních kroků. Níže se dozvíte, co obnáší první tři kroky a jak během nich nezakopnout.
Myslete do budoucnosti
Řada společností o digitalizaci a automatizaci mluvila již před koronavirovou pandemií, z nejrůznějších důvodů se ale do ní nikdy nepustily. Když pak náhle udeřily pandemické restrikce, firmy urychleně začaly zavádět nový software umožňující převést jejich práci do elektronické podoby. Zde mnoho z nich udělalo zásadní chybu – považovaly totiž digitalizaci jen za rychlou náplast na škody způsobené pandemií.
Ve skutečnosti jsou digitalizace a automatizace především investicí do daleké budoucnosti, kdy s vámi vybraný software bude v ideálním případě 10 a více let. I z toho důvodu je proto k tomuto tématu přistupovat s rozvahou, a především jasným plánem, čeho vlastně chcete dosáhnout.
Nepodceňte výběr dodavatele
Výběr ERP systému není záležitostí jednoho zběžného prosurfování internetu a stažení instalačních souborů. Ve skutečnosti je implementace dlouhým procesem o řadě fází, kdy v každé z nich vzniká mnoho prostoru pro chyby či podcenění. Z naší praxe ale víme, že nejčastější chyba tkví ve výběru dodavatele.
Naši konzultanti se již mnohokrát setkali se společností, jež vnímala implementaci ERP systému především jako softwarovou záležitost a z velké části opomíjela dodavatele. Přitom právě solidnost poskytovatele řešení je z dlouhodobého hlediska přinejmenším stejně důležitá jako kvality samotného softwaru. K čemu vám totiž bude moderní ERP systém, když jeho dodavatel neposkytuje podporu nebo zkrachuje měsíc po uvedení do provozu?
Důrazně proto doporučujeme aktivně se zajímat o zkušenosti dodavatele, jeho finanční stabilitu a nabídku doplňkových služeb. Zároveň si nezapomeňte všímat, jak dobře si se zástupci dodavatele (ne)sedíte lidsky a povahově. Málo platné, během implementace budete u jednoho stolu sedět velmi často a pokud mezi vámi nevznikne žádoucí chemie, budou jednání lemována konflikty, nedorozuměními a oboustranně nesplnitelnými očekáváními.
Dejte výběru ERP systému tu nejvyšší prioritu
Implementace podnikového systému je dlouhodobou investicí, která chod vašeho podniku ovlivní na dlouhé roky dopředu. I z toho důvodu je bezpodmínečně nutné, aby se pro vás stala prioritou číslo jedna a proběhly odpovídající přípravy. Nestačí pouze vyjmenovat oblasti, které chcete zavedením podnikového systému zlepšit, nebo snad nakoupit drahé řešení jen kvůli tomu, že vedlejší firma jej má taky.
Předně se neobejdete bez schopného výběrového týmu se zkušenostmi ze všech úseků vašeho podniku. U malých firem stačí jeden schopný člověk, u velkých podniků by se mělo jednat o zástupce všech oddělení, od výroby přes finanční úsek až po logistiku. Jen tak zajistíte, že při výběru systému budete mít kompletní představu o potřebách všech částí vaší firmy.
Členové týmu by měli mít dostatek času, odpovídající rozhodovací pravomoci a především motivaci. Pokud totiž implementační tým v zaváděný systém nevěří a nezná jeho přínosy, zaděláváte si do budoucna na nepříjemné problémy. Právě formování implementačního týmu je přitom jeden z okamžiků, kdy se rozhoduje o (ne)úspěchu celého projektu.
Do čela výběrového týmu pak postavte zkušeného a schopného kolegu, jenž kombinuje detailní znalost firemních procesů s vůdčími a organizačními schopnostmi. Ten na sebe vezme úlohu garanta nesoucího za implementaci odpovědnost a zároveň sehraje roli prostředníka mezi vámi a dodavatelem.
