Analýza firemních procesů je klíčovou součástí celého procesu implementace ERP systému a právě zde vzniká velký prostor pro chyby. Poradíme, jak se jim vyhnout.
Minulý díl seriálu o implementaci ukázal, jak důležité je svěřit výběr ERP systému správným lidem a proč se nevyplácí podcenit otázku dodavatele. Neméně důležitou fází je i analýza procesů, o které pojednáme v druhém díle společně s časovými nároky.
Nepohlížejte na ERP jako na revoluci
Bylo by chybou pohlížet na ERP systém jako na nějakou zázračnou revoluci přinášející do firmy zcela nové procesy. Ve skutečnosti ale podnikový software sám o sobě žádné procesy nevytváří – pouze zrychluje a zefektivňuje ty stávající. Zde je nutné zmínit, že pro zdárnou implementaci je nutné firemní procesy přesně zanalyzovat a nikdo na světě nezná váš podnik lépe než vy.
Pak již nastupují zkušenosti a know-how konzultantů daného ERP systému. Pokud jste vybrali spolehlivého a solidního dodavatele, nemusíte se bát svěřit konzultantům plnou důvěru – s největší pravděpodobností mají za sebou desítky úspěšných projektů a přesně vědí, po čem se u vás ve firmě dívat.
Analýza jako úzké hrdlo projektu
Implementace je proces zahrnující řadu na sebe navazujících fází. Podcenit byste neměli ani jednu, u analýzy to ale platí dvojnásob. Právě ta je totiž často kamenem úrazu, na kterém ztroskotá řada firem podceňujících její náročnost a rozsah.
A jak taková analýza probíhá? Konzultanti ERP systému dorazí k vám do firmy a důkladně prozkoumají jednotlivé procesy na základě informací od vedoucích oddělení i zaměstnanců. Cíl je jasný – pochopit, jak váš podnik funguje, co lze zachovat a co by naopak bylo lepší změnit.
Zde přidáme jeden praktický tip: pokud nejste spokojeni se stávajícími procesy a nechcete systém ohýbat dle zvyklostí vašich pracovníků, vyplatí se provést interní revizi klíčových procesů. Na jejím základě pak vytvoříte požadovaný stav, který představíte dodavateli systému. Na každý pád je výstupem analýzy ucelený dokument, jenž shrnuje všechny poznatky a pro další kroky implementace slouží jako jakýsi jízdní řád.
Dostatek času jako klíč k úspěchu
Tato rada možná zní triviálně, ale stejně se vyplatí ji vyslovit – věnujte projektu implementace dostatek času, jinak bude k ničemu. Pokud totiž dodavatel stráví nad projektem desítky člověkohodin a na vaší straně mají lidé neustále plné ruce práce s jinými úkoly, nemůže implementace nikdy dopadnout dobře. Ve skutečnosti totiž budete potřebovat daleko více času než dodavatel.
Střízlivý odhad časové náročnosti celého procesu se pohybuje někde okolo dvojnásobku času, který projektu věnuje dodavatel. Je to dáno faktem, že dodavatel těží ze svých zkušeností a umí si přesně stanovit časový plán i potřebný počet lidí. Vy nic z toho s největší pravděpodobností nemáte, a navíc vás čeká řada interních porad, vyhodnocování analýzy, zpracování zadání a mnoho dalších činností.
