Ve třetím díle seriálu se podíváme na dvě časté chyby při implementacích – očekávání vyšponovaná nereálně vysoko, a zaměstnanci nechápající přínosy ERP.
Častou chybou při implementacích ERP systému jsou nerealistická očekávání. Podnikový systém není všemocný všelék a nelze ho tak vnímat. Třetí díl seriálu o implementaci se proto věnuje nejen správným očekáváním, ale také nutnosti patřičně pro systém nadchnout zaměstnance.
Pozor na chybná očekávání
Často se v praxi setkáváme s tím, že firmy mají od ERP systému nerealistická či rovnou chybná očekávání vycházející z polopravd či špatného pochopení funkce ERP. Zástupci podniků se například domnívají, že systém vezme práci určitým zaměstnancům, udělá všechno sám, případně zázračně vyřeší problémy nad rámec systému.
A jaká je skutečnost? Podnikový systém skutečně zefektivní řadu procesů, ale ne hned. Při dobře zvládnuté implementaci lze nějaký efekt pozorovat za 2-3 měsíce, a i tehdy se vám začne „pouze“ vracet čas věnovaný implementaci. Rozhodně nelze čekat, že okamžikem spuštění vše poběží výrazně lépe.
A co se obav o ztráty pracovních míst týče – zde je třeba zaměstnancům vysvětlit, že ERP systém jim práci nebere, nýbrž šetří. Díky úspoře času se pak mohou vaši lidé věnovat produktivnějším činnostem, a neztrácet čas s rutinními manuálními úkony. I ten nejvyspělejší systém na světě pak potřebuje k práci data zadaná člověkem. Stále je proto potřeba někoho, kdo se bude o zadávání údajů do systému starat a dohlížet na něj.
Získejte na svou stranu zaměstnance
Tím se dostáváme k dalšímu důležitému bodu. Je sice dobré, když ERP systému fandíte vy i výběrový tým, ale v konečném důsledku je daleko důležitější nadšení zaměstnanců – tedy lidí, kteří se systémem budou dnes a denně pracovat. A pokud zaměstnanci budou systému klást pasivní rezistenci, může vaše snaha při implementaci vyjít vniveč. Nejde přitom o to, že by snad měli vaši lidé zlé úmysly; zavedení podnikového softwaru je velký skok, u kterého musí lidé změnit své zaběhané pracovní procesy používané celá léta.
Je proto nutné zaměstnancům výhody ERP systému představit a vysvětlit jim, v čem všem jim nový software pomůže. Zaměřte se na největší přínosy, jako například konec ručního zadávání dat do počítače. Vyvraťte výše zmíněné obavy o ztrátě pracovních míst. Především je ale do celého procesu zapojte a dejte jim možnost vyjádřit svůj názor. Vaši lidé musí ERP systém vnímat jako pomocníka, ne jako hrozbu či nutné zlo.
Spěchejte pomalu
Implementace je běh na dlouhou trať a nejednou proto zatoužíte po možnosti věci urychlit, vynechat zdánlivou zbytečnost či přeskočit některé kroky. Podlehnout tomuto pokušení by se vám ale vůbec nemuselo vyplatit. ERP systém vám totiž bude dobře sloužit jen v případě, že implementace proběhne řádně, a předchází ji důkladná analýza požadavků a procesů. Důrazně proto doporučujeme posunout implementaci na klidnější období v roce, kdy máte nižší objem práce a nehrozí, že vaši lidé budou neustále odbíhat za jinými povinnostmi.
