Efektivní firma potřebuje strukturu a pořádek do každodenního řízení

Možná jste už ve své firmě narazili na situace, kdy jste: 

• Ztratili přehled o projektech nebo úkolech, protože používané nástroje přestaly stačit. 

• Nedokázali rychle reagovat na změny kvůli rozptýleným a nejednotným datům. 

• Nedokázali efektivně řídit zdroje, což vedlo ke zbytečným nákladům a zpomalení růstu. 

Tyto problémy jsou časté zejména ve firmách, které rychle rostou, ale stále používají základní nástroje pro řízení procesů. Jak poznat, že tradiční nástroje už nestačí, a proč je čas začít uvažovat o sofistikovanějším řešení, jako je ERP systém? 

TIP: Přečtěte si také článek Cesta k úspěchu začíná efektivitou: Proč je důležité mít procesy pod kontrolou 

Typické problémy, kterým čelí rostoucí firmy 

Jakmile firma překročí určitou velikost, zvyšuje se složitost jejích procesů. Řízení, které dříve stačilo pro menší tým a jednodušší operace, začne postupně selhávat. Firmy se začnou potýkat s problémy, které brzdí jejich růst a snižují efektivitu. Mezi nejčastější problémy, kterým rostoucí firmy čelí, patří: 

1. Chaos v procesech

Jak firma roste, její operace se stávají stále složitějšími. Bez jasně definovaných postupů se může stát, že procesy začnou být neorganizované a nekonzistentní. To vede k nedorozuměním mezi týmy, chybám v plnění úkolů a neefektivnímu využívání času a zdrojů. 

Příklad: Firma má stále více projektů a zaměstnanců, ale neexistují standardní postupy, jak je řídit. Zaměstnanci jsou přetíženi, úkoly se překrývají a dochází k častým zpožděním. 

2. Nesourodá data

S růstem firmy se objevuje problém s daty uloženými na různých místech nebo v různých systémech. Když týmy nemají přístup k jednotným a aktuálním informacím, rozhodovací procesy se zpomalují a roste riziko chybných rozhodnutí. 

Příklad: Oddělení používají různé softwary a sdílení informací je obtížné. Obchodní oddělení má jiná data o zákaznících než marketing nebo finance, což způsobuje nesprávné rozhodování a zmatky.

„Nejhorší, co může být, je, že si každý zaměstnanec vede vlastní evidenci a dělá si vše po svém. To je cesta do pekla,” Ondřej Kocourek Projektový manažerem a zkušený ERP konzultant systému Byznys

3. Neefektivní řízení zdrojů

Jak firma roste, je stále těžší efektivně spravovat zdroje, jako jsou zaměstnanci, materiály nebo finance. Bez centralizovaného systému dochází často k plýtvání zdroji nebo jejich nesprávné alokaci, což vede k rostoucím nákladům. 

Příklad: Firma má nedostatečný přehled o zásobách, což vede k přebytkům, nebo naopak k nedostatkům, které zpomalují výrobu nebo prodej. 

4. Neschopnost sledovat výkonnost

Bez centralizovaného systému pro sledování výkonnosti firmy, projektů a jednotlivých zaměstnanců se manažeři často ztrácejí v množství informací. To zpomaluje rozhodování a snižuje efektivitu. 

Příklad:Manažeři nevědí, jak si jednotlivé týmy nebo projekty vedou, protože informace jsou roztroušené. Výsledkem je, že problémy nejsou řešeny včas a projekty se zpožďují. 

5. Zvyšující se chybovost a manuální práce

Když firma spoléhá na manuální procesy, zvyšuje se riziko chyb. Ruční zadávání dat, kontrola dokumentů nebo řízení projektů pomocí tabulek je časově náročné a náchylné k chybám. Čím více operací firma vykonává, tím větší je pravděpodobnost chyb. 

Příklad:Účetní oddělení stále zpracovává faktury manuálně, což vede k chybám v účtování a nesprávným finančním zprávám, které následně způsobují další problémy ve firmě.

6. Pomalé reakce na změny a tržní podmínky

Rostoucí firmy často bojují s rychlostí rozhodování. Když nemají rychlý přístup k relevantním datům nebo když jsou procesy příliš manuální, firmě trvá déle, než zareaguje na změny v poptávce, změny na trhu nebo nové příležitosti. 

Příklad:Firma není schopná včas reagovat na rostoucí poptávku, protože nemá přesné informace o svých zásobách a výrobních kapacitách. To vede ke ztrátám příležitostí a nespokojeným zákazníkům. 

Jak poznat, že tradiční nástroje už nestačí? 

Pro růstovou firmu mohou být varovné signály často nenápadné. Položte si následující otázky a zjistěte, zda vaše aktuální nástroje zvládají udržet krok s vašimi potřebami: 

• Přetěžují manuální procesy vaše zaměstnance? 

• Ztrácíte přehled o tom, kdo na čem pracuje? 

• Trvá příliš dlouho, než získáte potřebná data? 

• Cítí se zaměstnanci přetíženi rostoucí administrativou? 

• Reagujete na změny na trhu pomalu? 

• Jsou vaše data roztříštěná mezi různými systémy a soubory? 

• Dochází ke zbytečným chybám kvůli manuálnímu zadávání dat? 

• Je složité sledovat aktuální stav zásob nebo objednávek? 

• Nemáte přehled o celkové výkonnosti jednotlivých týmů? 

• Zvyšují se provozní náklady bez jasného důvodu? 

Tyto otázky mohou firmám ukázat, že současný systém už neodpovídá jejich potřebám a růstu, a že je čas zvážit sofistikovanější řešení, které přinese přehlednost a efektivitu.

„Pokud máte vhodný nástroj, v našem případě informační systém, můžete pracovat efektivně. A pokud ten nástroj nemáte, musíte data pracně sbírat a vyhradit pracovníky na jejich zpracování,“ Jiří Starý Jednatel společnosti ELO+

TIP: Přečtěte si i další návod na to, jak poznat ten správný čas na pořízení informačního systému. 

První kroky k zavedení struktury pomocí ERP systému 

Pokud jste si uvědomili, že vaše firma dosáhla limitů tradičních nástrojů, přechod na ERP systém může být klíčem k obnovení pořádku a efektivity. ERP systém sjednocuje všechny hlavní procesy firmy na jedné platformě, což umožňuje lepší přehlednost, automatizaci a rychlé rozhodování.

TIP: „Nedovedu si představit, že by firmy mohly dlouhodobě bez ERP systému dobře fungovat a rozvíjet se.” Touto frází začal rozhovor s Ondřejem Kocourkem, projektovým manažerem a zkušeným ERP konzultantem. 

Jakmile firma identifikuje potřebu ERP, může podniknout několik prvních kroků k jeho efektivnímu zavedení: 

1. Zmapujte klíčové procesy a definujte potřeby firmy

Prvním krokem je pochopit, které procesy vaší firmy potřebují zlepšit. Zmapujte klíčové činnosti, jako jsou řízení zásob, finance, zákaznický servis nebo plánování projektů, a určete, kde dochází k největším ztrátám času či chybovosti. 

Otázka: Jaké konkrétní procesy a oblasti by měl ERP systém ve vaší firmě zlepšit? 

2. Identifikujte konkrétní cíle, které chcete ERP systémem dosáhnout

Stanovení jasných cílů vám pomůže měřit přínosy ERP systému a posoudit jeho úspěšnost. Cíle mohou zahrnovat zlepšení přehledu o zásobách, zrychlení fakturačního procesu, zjednodušení komunikace mezi týmy nebo zlepšení zákaznické podpory. 

Cíl: Mít jasné představy o výsledcích, jako je například snížení administrativních nákladů nebo zvýšení přesnosti dat. 

3. Vyberte vhodný ERP systém, který odpovídá vašim potřebám

Na trhu je široká škála ERP systémů, které se liší funkcemi, cenou a možnostmi přizpůsobení. Vyberte řešení, které odpovídá velikosti a potřebám vaší firmy. Zaměřte se na systém, který zvládne řídit vaše klíčové procesy a může růst spolu s vaší firmou. 

Doporučení: Zapojte do výběru různé týmy, aby ERP systém odpovídal požadavkům všech klíčových oddělení. 

4. Připravte zaměstnance na změnu

Úspěšné zavedení ERP systému vyžaduje připravenost týmu. Uspořádejte školení, ve kterých se zaměstnanci naučí používat nové nástroje a pochopí, jak ERP systém přispěje k lepší organizaci práce a efektivitě. 

Tip: Motivujte zaměstnance tím, že jim ukážete konkrétní přínosy, které ERP přinese do jejich každodenní práce. 

5. Implementujte ERP systém postupně a sledujte výsledky

Namísto plošného zavedení je často lepší implementovat ERP systém postupně – nejprve v několika odděleních nebo na vybraných procesech, a pak rozšiřovat. Sledujte dosažené výsledky a vyhodnocujte přínosy, aby bylo možné případné problémy rychle vyřešit.

Jak ERP dlouhodobě pomáhá firmám růst

Zavedení ERP systému není jen krokem k aktuální efektivitě, ale také klíčovým strategickým rozhodnutím, které připravuje firmu na budoucí expanzi. ERP systém umožňuje firmám dlouhodobě růst, snižovat náklady, zvyšovat přehlednost a reagovat na změny na trhu rychleji a efektivněji. 

• Snižování provozních nákladů: Díky automatizaci procesů a centralizaci dat ERP systém snižuje potřebu manuálních zásahů, což vede k úsporám v pracovním čase a omezení chybovosti. Lepší kontrola nad zásobami, financemi a zdroji vede k efektivnějšímu využití prostředků a menším ztrátám. 

• Umožňuje firmě růst bez chaosu: S růstem firmy roste i počet procesů, projektů a týmů. ERP systém udržuje pořádek tím, že všechny klíčové procesy propojuje a sleduje na jednom místě. To znamená, že i při expanzi firma zůstává organizovaná a připravená na výzvy. 

• Zvyšuje spokojenost a produktivitu zaměstnanců: ERP systém eliminuje rutinní úkoly a manuální práci, čímž uvolňuje kapacity zaměstnanců pro strategičtější a kreativnější činnosti. To zvyšuje jejich spokojenost a motivaci, protože mohou více přispívat k hodnotě firmy. 

• Udržuje firmu konkurenceschopnou: ERP systém dává firmám přehled o trhu, zákaznických preferencích a výkonnosti jednotlivých produktů v reálném čase, což umožňuje rychle reagovat na změny. Tímto způsobem se firma může snadno přizpůsobit novým podmínkám na trhu a být krok před konkurencí. 

• Přináší data pro strategická rozhodnutí: Centralizovaná data a reporty poskytované ERP systémem zajišťují firmám komplexní přehled o jejich výkonnosti. Manažeři mohou lépe plánovat, předvídat trendy a připravovat strategické kroky, které podporují dlouhodobý růst firmy. 

„ERP systém nám pomáhá řídit celou firmu. Automatizuje procesy, hlídá legislativu a dává přesná data,“ hodnotí svou zkušenost Tomáš Kratochvíl, výkonný ředitel Manufaktury. 

ERP systém je investicí do dlouhodobé stability a růstu firmy. Přináší výhody, které se postupem času násobí, jakmile se zjednoduší řízení, zvýší se produktivita a přizpůsobivost trhu. Firmy, které přejdou na ERP, získávají kontrolu nad svými procesy, zaměstnanci mají lepší pracovní podmínky a vedení firmy získává silné nástroje pro efektivní rozhodování a růst. 

Dopřejte své firmě strukturu a pořádek s ERP systémem Byznys 

Jakmile firma dosáhne určité úrovně růstu, tradiční nástroje často přestávají být dostatečné. Problémy jako chaos v procesech, ztráta přehlednosti, přetížení zaměstnanců nebo pomalé rozhodování mohou začít brzdit výkonnost firmy. ERP systém, jako je např. ERP systém Byznys, nabízí řešení těchto výzev, a to nejen díky centralizaci dat, ale i díky automatizaci procesů, které jinak přetěžují pracovní kapacity a způsobují chyby. 

Pokud vás zajímá, jak by ERP systém mohl konkrétně pomoci vaší firmě, neváhejte si domluvit bezplatnou konzultaci, kde s vámi rádi probereme vaše potřeby a možnosti řešení. 

Chci konzultaci